Wie oft haben Sie sich gefragt, was in letzter Zeit in der (Geschäfts-) Welt los ist? Trends, Märkte und Kunden verändern sich immer schneller, Technologien entwickeln sich rasant und im Allgemeinen wird die Entscheidungsfindung aufgrund der Menge an zu berücksichtigenden Informationen immer komplizierter.
VUCA – Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit) ist unumgänglich geworden – das ist die Welt von heute, und es sieht nicht so aus, als würde sie sich in Zukunft verlangsamen oder stabilisieren. Die Frage ist wie man damit umgeht und Entscheidungen in einem dynamischen Umfeld trifft.
Sie können die VUCA-Welt, in der wir leben, meistern, wenn Sie jedes Element von VUCA einzeln betrachten. Jedes hat seine eigenen spezifischen Herausforderungen, aber die Methoden für den Umgang mit ihnen sind nicht neu – sie müssen nur in einem anderen Kontext verwendet werden. So reagieren Sie auf VUCA-Herausforderungen:
| VUCA | Fragil? | Agil! |
|---|---|---|
| Volatilität (volatility) | Hohe Dynamik und Veränderung | Vision (vision) – Veränderungen verstehen; definieren & handeln |
| Unsicherheit (uncertainty) | Unberechenbar; unklare gegenwärtige Situation | Überblick (understanding) – Verschiedene Perspektiven analysieren |
| Komplexität (complexity) | Mehrere wichtige Entscheidungsfaktoren und Einflüsse | Klarheit (clarity) – Fokus auf Ziele und wichtige Veränderungsaspekte |
| Mehrdeutigkeit (ambiguity) | Unklarheit über die Bedeutung eines Ereignisses | Aktion (action) – Kontinuierliche Entscheidungen und Innovation |
Sehen wir uns die vier Bereiche im Detail an und wie man damit umgeht:
1. Bewältigung der Volatilität durch Fokus auf Vision
Volatilität bedeutet, häufigen, schnellen und unvorhersehbaren Veränderungen ausgesetzt zu sein. In hochdynamischen Situationen, in denen Veränderungen sehr schnell passieren, ist es das Wichtigste, nicht die Perspektive auf die Ereignisse zu verlieren und zu verstehen, was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.
Um sich zu orientieren, ist eine klare Vision notwendig. Zur Erinnerung: Eine Vision ist eine kurze Aussage über das langfristige Hauptziel, das die Organisation erreichen möchte; sie soll dem Unternehmen die Richtung vorgeben und die Mitarbeiter motivieren. Ihre Unternehmensvision ist ein Bild Ihrer Organisation, das den Zielzustand zeigt, den Sie mit Ihrem Unternehmen erreichen möchten, und warum Sie glauben, dass es ein lohnendes Ziel ist.
Es ist wichtig, eine Vision zu haben, um die Veränderungen in der Welt um Sie herum aus dem richtigen Blickwinkel zu sehen. Was bedeutet die Veränderung für die Welt? Was bedeutet sie für meine Organisation? Wie wirkt sie sich auf meine Vision aus? Kann ich sie trotzdem erreichen? Muss ich verändern, wie ich vorgehe, und wie werde ich meine Vision erreichen?
Wenn Sie die Veränderungen in den Kontext Ihrer Vision stellen, können Sie deren Auswirkungen verstehen und beurteilen, ob Sie auf die Änderungen reagieren müssen oder nicht.
Volatilitätsfragen
Um in volatilen Situationen (re)agieren zu können, müssen Sie die Veränderungen und die tatsächlichen Auswirkungen, die sie auf Ihr Unternehmen und die Branche insgesamt haben, genauer untersuchen und verstehen.
- Warum? – Verstehen Sie, warum sich die Veränderung auf Ihre Organisation auswirkt
- Wie? – Analysieren Sie, wie (und wie stark) sich die Veränderung auf Ihr Unternehmen auswirkt
- Wann? – Entscheiden Sie, wie dringend Sie auf die Veränderung reagieren müssen
- Was? – Bestimmen Sie, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um auf die Veränderung zu reagieren
2. Der Unsicherheit mit Überblick begegnen
Wer nicht plant, plant bereits den Misserfolg, könnte man sagen, aber manchmal kann selbst die detaillierteste Planung ein Problem nicht lösen oder Ihnen helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Die Entscheidungsfindung unter unsicheren Umständen ist schwierig, keine Frage. Wie können Sie die bestmögliche Entscheidung treffen, wenn die Dinge unklar sind, aber eine Entscheidung notwendig ist?
Szenarioplanung
Wenn Sie sich in einer Situation nicht sicher sind, ist Szenarioplanung eine hervorragende Methode, um Entscheidungen zu treffen. Bei der Szenarioplanung müssen Sie in verschiedenen Szenarien definieren, wie sich der Markt und die Welt entwickeln und auf Sie auswirken könnten. Anschließend werden alle Planungsentscheidungen anhand dieser Szenarien bewertet. Dies nimmt subjektive Meinungen aus dem Planungsprozess heraus und zwingt Sie, objektiv darüber nachzudenken, was passieren könnte und wie sich dies auf Ihr Unternehmen auswirken kann. Öl- und Gasunternehmen haben beispielsweise “Green World”-Szenarien, in denen sie von einem drastischen Anstieg der erneuerbaren Energien ausgehen, um das Risiko ihrer Zukunftspläne anhand dieses Schlüsselszenarios zu bewerten.
Im Wesentlichen funktioniert die Szenarioplanung wie folgt:
- Sie finden heraus, was die wichtigsten externen Treiber und Einflüsse auf Ihr Unternehmen sind
- Sie identifizieren wahrscheinliche und extremere Szenarien für die Schlüsselbereiche, die Ihr Unternehmen beeinflussen könnten und in denen Unsicherheit eine Rolle spielt
- Sie verbreiten diese Szenarien in Ihrer Organisation und verfeinern sie
- Sie passen Ihren strategischen Planungs- und Projektgenehmigungsprozess an, um die Bewertung von Projekten anhand dieser Szenarien zu ermöglichen
- Sie machen die Szenarioplanung zu einem wichtigen Bestandteil Ihres strategischen Prozesses.
Je mehr Unsicherheit Sie haben, desto mehr hilft Ihnen diese Methode. Es gibt viele Ressourcen wie Bücher und Artikel zur Szenarioplanung, die Ihnen weiterhelfen können. [“Scenarios: The Art of Strategic Conversation”] (https://www.amazon.com/Scenarios-Conversation-Kees-van-Heijden-ebook/dp/B00DF24CKO/) von Kees van der Heijden ist einer der Klassiker für die Grundlagen.
3. Komplexität in Klarheit verwandeln
Wenn ein Sachverhalt zu komplex ist, helfen Pläne auch nicht weiter, da diese nicht alle Faktoren bewältigen können, die berücksichtigt werden müssen. Wie treffen Sie in einer komplexen Situation die richtigen Entscheidungen?
Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist, ob die Situation kompliziert oder komplex ist. Die beiden Wörter scheinen zunächst eine ähnliche Bedeutung zu haben, aber in Wirklichkeit sind sie sehr unterschiedlich.
Kompliziert vs. komplex
Etwas Kompliziertes ist nicht einfach, sondern vielschichtig. Nehmen Sie zum Beispiel ein Formel-1-Auto. Ist das etwas, das Sie selbst zusammenbauen könnten? Anfangs denken Sie vielleicht nein, aber mit etwas Wissen, den richtigen Werkzeugen, genügend Zeit und einem ausreichend detaillierten Plan wären Sie wahrscheinlich in der Lage, dies zu tun. Dies ist ein kompliziertes Problem, das mit genügend Ressourcen und Planung gelöst werden kann.
Etwas Komplexes ist etwas ganz anderes. Etwas Komplexes hat viele miteinander verbundene Teile. In einem organisatorischen Kontext kann Komplexität beispielsweise als ein Netzwerk von Zielen, Organisationseinheiten, Prozessen und anderen Teilen eines Unternehmens betrachtet werden, die nebeneinander arbeiten und sich in einem dynamischen Umfeld kontinuierlich gegenseitig beeinflussen. Grundsätzlich passieren viele Dinge gleichzeitig in einer Umgebung, die sich ebenfalls ändert.
Diese Komplexität kann nicht einfach mit Ressourcen und Planung bewältigt werden. Ein anderes Toolkit und eine andere Denkweise sind erforderlich, um die Komplexität anzugehen.
Komplexität mit Zielen und Rollen lösen
Das Problem bei der Komplexität ist, dass Sie (oder jemand anderer) nicht die gesamte Situation verstehen können, um “einen Ausweg daraus planen” zu können. Wie lösen Sie diese Situation? Richten Sie ein Kompetenznetzwerk in Ihrer Organisation ein. Dies erfordert zwei wichtige Dinge: klare Ziele und klar definierte Rollen.
Klare Ziele
Definieren Sie klare Ziele. Stellen Sie sicher, dass Sie und der Rest Ihrer Organisation genau verstehen, welches Ziel erreicht werden soll, und auch verstehen, warum dieses Ziel verfolgt wird. Machen Sie diese Ziele SMART.
Gut definierte Rolle
Machen Sie sich zunächst einmal den Unterschied zwischen einer “Rolle” und einer “Position” klar. Der Unterschied ist erheblich, da eine Position eine passive Beschreibung eines Standortes innerhalb einer Organisation ist, eine Rolle aber eine Aktivität bei der Erreichung eines Ziels beschreibt.
Eine Position ist im Wesentlichen ein Jobtitel (“Leiter von XYZ”), der sich darauf bezieht, wo auf einem Organigramm sich jemand befindet, an wen er berichtet und welchen Verantwortungsbereich er hat. Der Fokus ist auf Organisationsstruktur und Hierarchie und zeigt die Kommunikationskanäle für diese Position.
Eine Rolle ist im Gegensatz dazu eine Funktionsbeschreibung, die klar angibt, was jemand erreichen soll. Rollendefinitionen sollten die Frage beantworten, was jemand sicherstellen soll (z. B. “Ich stelle sicher, dass …”), und dieser Person die Befugnis übertragen, zu handeln und Entscheidungen zu treffen, um diese Ziele zu erreichen. Kommunikationskanäle werden nach Bedarf für die Aufgabe eingerichtet, und Entscheidungen werden im Kontext von Rolle und Zielerreichung getroffen.
Klarheit erreichen
Ziele und Rollen sind sehr wichtig für das Finden von Klarheit in einer komplexen Situation, da sie definieren, wofür jeder verantwortlich ist. Die Ziele und Rollen selbst sollten zusammen ein vollständiges Bild davon zeichnen, welche Schlüsselbereiche in komplexen Situationen andressiert werden müssen, wie sie andressiert werden sollen und wer für den Erfolg verantwortlich ist.
Informationen zu sammeln und zu verbreiten ist ein weiterer Schlüssel zu Klarheit und fundierten Entscheidungen. Organisationsstrukturen spielen eine wichtige Rolle beim Verbreiten von Informationen innerhalb einer Organisation und bei der Koordinierung von Aktionen. Funktionsübergreifende Teams sind ein Muss, da die meisten Themen nicht nur von einer Funktion gelöst werden können. Matrix- oder Netzwerkorganisationen helfen bei der Informationsverbreitung, indem sie verschiedene Teams und Funktionen zur Zusammenarbeit zwingen und eine organische Möglichkeit zur Verbreitung von Informationen bieten, ohne explizit sicherstellen zu müssen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
4. Auf Mehrdeutigkeit mit Aktivität reagieren
Es mag zunächst kontraintuitiv klingen, aber wenn man sich mit Mehrdeutigkeit konfrontiert sieht, ist es am besten, zu handeln. Warum ist das so?
Man hört oft, dass es besser ist, eine falsche Entscheidung zu treffen, als überhaupt keine, und dasselbe gilt für Aktionen. Wenn Sie mit einer mehrdeutigen Situation oder Information konfrontiert sind, ist es besser, zu handeln und “einen Versuchsballon zu starten”, als still zu halten und darauf zu warten, dass sich die Dinge von selbst klären (was sie wahrscheinlich sowieso nicht tun werden). Dies bedeutet nicht, dass Sie wichtige Entscheidungen treffen sollten, bevor die Dinge klarer werden, oder dass große Projekte gestartet werden sollten, ohne zu wissen, was vor Ihnen liegt, sondern dass kleine “Test”-Aktionen gestartet werden, um zu sehen, was passiert.
Der einzige Weg in einer unklaren, mehrdeutigen Situation besteht darin, die Initiative zu ergreifen, um die Situation weiter zu analysieren, daraus zu lernen und die Dinge schrittweise zu klären. Identifizieren Sie kleine Aktionen, die nur begrenzte Ressourcen und Risiken erfordern und die dazu beitragen, einen Teil der Situation zu klären. Halten Sie Ihren Zeh ins Wasser, um die Temperatur zu testen, anstatt gleich hineinzuspringen. Sie können Hypothesentests mit kleinen, zielgerichteten Projekten und Initiativen durchführen, um zu sehen, welche Auswirkungen sie haben. Sobald Sie kleine Schritte unternommen und die Situation besser verstanden haben, können Sie immer größere Schritte tun und sicherstellen, dass Sie genug Klarheit über die Situation haben, um diese zu rechtfertigen.
Verwenden Sie agile Methoden, um VUCA entgegenzuwirken
Da “die einzige Konstante die Veränderung ist”, was insbesondere in der VUCA-Welt gilt, ist Agilität eine Schlüsselkompetenz, um effektiv damit umgehen zu können. Verstehen Sie agile Prinzipien und setzen Sie agile Methoden in Ihrem Unternehmen ein, um flexibler und gleichzeitig resilienter zu werden.
Vor allen Dingen müssen Sie Ihren Markt, Ihr Wettbewerbsumfeld und Ihre Kunden verstehen – denken Sie an die “Customer Journey” – und legen Sie Ihre Prioritäten entsprechend den dringendsten Geschäftsanforderungen fest. Schliesslich bedeutet Strategie auch zu entscheiden, in was Ressourcen nicht investiert werden sollen!
Die aktuelle VUCA-Welt ist unumgänglich, aber Sie haben jetzt Möglichkeiten, sie zu adressieren und Ihr Unternehmen dabei anzuleiten, die Situation erfolgreich zu meistern.
